Erro ao importar nota fiscal XML: ‘Chave de acesso não encontrada, e não foi possível consultar na Sefaz’.
A mensagem ‘Chave de acesso não encontrada, e não foi possível consultar na Sefaz’ pode indicar falhas no processo de importação do xml. Falhas na importação automática de XML de NF-e no sistema Teknisa podem ocorrer por motivos como certificado digital vencido, falha de comunicação com o serviço de distribuição da Sefaz, ausência de cadastros, rejeição por ‘consumo indevido’ (quando múltiplas consultas são feitas em intervalo inferior a 1 hora pelo mesmo CNPJ, seja pelo Teknisa ou outro sistema). Para analisar o problema, siga os seguintes passos:
- Cadastro dos impostos da Reforma Tributária
Após a Reforma Tributária, a importação do XML depende do cadastro correto dos novos impostos IBS (Estado e Município), CBS e IS. Esses impostos devem estar cadastrados na tela Imposto, com órgão arrecadador definido, tratamento fiscal configurado (Destacar ou Acrescer) e tipo de contabilização como Documento.
Além disso, é obrigatório associar esses impostos aos códigos XML correspondentes (11 = IBS, 12 = CBS, 13 = IS) na tela de Relacionamento de Impostos Fiscais, com a opção Importa do Arquivo XML marcada. Caso alguma dessas configurações esteja ausente, o XML não será processado corretamente.
- Verificar se o XML já foi importado no sistema
Acesse a tela Importação / Consulta de Notas Fiscais (Arquivo XML) e informe apenas a Chave de Acesso, mantendo os demais filtros em branco ou como “Todos”.
O campo Unidade só deve ser preenchido se houver certeza de que a nota já foi importada ou lançada anteriormente.
Se não houver retorno, utilize a opção Mais campos e informe apenas o número do documento.
- Nota não aparece na consulta de importação
Quando a nota não é localizada, é necessário acessar a tela Manifestação do Destinatário e executar a sincronização com a SEFAZ.
Após localizar o documento, retorne à tela Importação / Consulta de Notas Fiscais (Arquivo XML) e utilize a opção Ações > Importar Arquivo XML NF-e.
Se necessário, o XML também pode ser baixado manualmente para posterior importação .
- Importação manual do XML
A importação manual pode ser feita na tela Importação / Consulta de Notas Fiscais (Arquivo XML), clicando no ícone de Upload, selecionando o arquivo XML e confirmando a ação.
Caso o sistema identifique alguma inconsistência, será exibido um pop-up informando o motivo, permitindo o ajuste antes de uma nova tentativa de importação.
- O certificado digital pode impedir a importação do XML?
Sim. Se o certificado digital do CNPJ estiver vencido ou inválido, o sistema não conseguirá consultar nem baixar os documentos da SEFAZ.
Para validar, acesse Empresa > guia Inscrição Estadual e verifique a vigência do certificado. Caso esteja vencido, é necessário atualizá-lo antes de tentar novamente a importação. 6. Por que a manifestação do destinatário não traz o XML automaticamente? Esse cenário pode ocorrer quando mais de um sistema realiza consultas de Manifestação do Destinatário para o mesmo CNPJ, o que pode gerar bloqueios por consumo indevido junto à SEFAZ.
Além disso, é obrigatório respeitar o intervalo mínimo de 1 hora entre as consultas automáticas, evitando a execução de consultas manuais nesse período. Também é fundamental manter o certificado digital válido e atualizado, pois certificados vencidos impedem a sincronização e o download dos documentos fiscais. Atualmente, conforme o tipo de hospedagem do sistema (Local ou Teknisa), a sincronização de notas e a importação de XML são executadas por meio de rotinas automáticas via Jenkins:
- Hospedagem Local:
A responsabilidade pela manutenção das rotinas é do cliente, incluindo:- Gerenciamento de permissões de pastas;
- Definição das configurações;
- Controle da periodicidade de execução das tarefas automáticas.
- Hospedagem SAAS ou HOSTING (Teknisa):
A responsabilidade pelas configurações e manutenção das rotinas é da Teknisa, seguindo um padrão de execução automática a cada 3 horas, justamente para evitar conflitos de consumo de serviços da SEFAZ e bloqueios por excesso de consultas.
Por fim, é importante destacar que o download do XML somente ocorre após a conclusão correta das etapas:
- Resumo da NF-e
- NF-e Processada
Essas etapas podem ser acompanhadas no histórico de sincronização na tela Manifestação do Destinatário. Somente após a finalização da etapa NF-e Processada o XML é efetivamente baixado e disponibilizado para importação no sistema.
- O que verificar se o XML foi autorizado, mas não importado?
Se a nota estiver autorizada e não houver pendências cadastrais, é importante verificar se houve alguma rejeição ou erro técnico, como falha de comunicação com a SEFAZ. O XML só é baixado após a conclusão correta das etapas Resumo da NF-e e NF-e Processada, que podem ser verificadas no histórico de sincronização. Essas informações podem ser analisadas nos logs do sistema e no histórico de sincronização da manifestação do destinatário. Caso o documento seja recente, aguarde as próximas consultas.
- Cadastro de fornecedor ou série pode bloquear a importação?
Sim. A ausência de cadastro do Fornecedor ou da Série da Nota Fiscal pode impedir a importação automática do XML.
Caso esses dados não existam, verifique se o parâmetro de cadastro automático está habilitado na tela Parâmetros de Documentos Fiscais de Entrada, na guia NF-e.
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